Programa do Curso
Introdução aos sistemas de arquivo e Documentation Management
- Tipos de sistemas de arquivo (alfabético, numérico, por assunto, geográfico)
- Vantagens e desvantagens dos diferentes sistemas
- Papel da documentação nas organizações
- Requisitos legais e regulamentares
Criação de um sistema de arquivo eficaz
- Avaliação das necessidades da organização
- Seleção do sistema de arquivo adequado
- Normalização das convenções de nomeação de ficheiros
- Tipos de armários de arquivo e soluções de armazenamento
- Técnicas de etiquetagem e indexação
Gestão de registos activos
- Identificação de registos activos
- Estratégias de gestão de registos activos
- Criação de um plano de arquivo
- Implementação e manutenção do plano de arquivo
Electronic Documento Management
- Introdução aos sistemas electrónicos de gestão de documentos (EDMS)
- Vantagens do arquivo digital
- Melhores práticas para a digitalização de documentos
- Gestão de documentos digitalizados
Ciclo de vida dos registos Management
- Normas de criação de documentos
- Capturar registos no sistema
- Definir calendários de retenção
- Conformidade legal e regulamentar para a retenção de registos
- Eliminação segura e protegida dos registos
Segurança e confidencialidade
- Protocolos de segurança para registos físicos e electrónicos
- [Controlos e permissões de utilizador
- Compreender a legislação e os regulamentos relativos à privacidade dos dados
- Garantir a conformidade das práticas de documentação
Arquivamento e preservação
- Métodos de arquivamento de registos
- Soluções de armazenamento a longo prazo
- Técnicas de conservação de registos físicos
- Garantir a longevidade dos registos electrónicos
Implementação de boas práticas
- Procedimentos operativos normalizados (SOPs)
- Melhoria contínua dos processos de documentação
Resumo e próximos passos
Requisitos
- Não são necessários pré-requisitos
Público-alvo
- Gestores de escritório
- Assistentes administrativos
Declaração de Clientes (3)
A sessão SMART Goal foi a parte mais agradável da formação, pois ajudou-me a gerir corretamente o meu tempo. Ajudou-me a definir os meus objectivos com mais clareza e pude realmente ver que a definição de SMART Goal pode estar relacionada com quase tudo, como Finance, vida social, carreira e crescimento pessoal.
Manot Sae - MVCI (Thailand) Limited
Curso - Workshop: Boost your productivity with this new method!
Máquina Traduzida
Gostei do envolvimento da formadora e da forma como a sua energia envolveu também os participantes, a formação foi interessante, com muitos factos e exemplos práticos de apoio, exercícios práticos. Foi ótimo!
Jelizaveta (Liza) - ASSTRA Forwarding AG
Curso - Stress Management and Prevention
Máquina Traduzida
Explains well the topic.